Dans le monde professionnel, il est important de faciliter tous les processus administratifs relatifs à l’envoi et à la réception d’une lettre ou d’un courriel. Le tampon étant l’un des objets permettant de rendre formel un document, chaque entreprise doit en avoir un qui lui est propre. Grâce au tampon, vous allez pouvoir communiquer des informations sur votre entreprise à travers un texte bien défini. Toutefois, ce texte doit contenir le moins de caractères possible, tout en étant compréhensible. Il faudra donc faire appel à un spécialiste du domaine, afin de bénéficier d’un travail optimal. Comment bien choisir le texte à mettre sur un tampon encreur ? Quelles sont les informations qui doivent figurer sur un tampon encreur ? Toutes les astuces sont dans cet article !
Comment bien choisir le texte pour son tampon encreur ?
Le texte du tampon encreur doit respecter un certain nombre de critères visant à mettre en valeur votre société. Voici quelques éléments qui vous permettront de bien choisir le texte à inscrire.
Le format du tampon encreur selon la quantité de textes
Sur le tampon encreur doivent figurer des informations sur l’entreprise ou le professionnel qui offre diverses prestations. Elles doivent être succinctes, compréhensibles et assez complètes pour renseigner sur la nature de vos activités.
Vous devez donc prendre en compte le nombre de lignes à inscrire, ainsi que leur longueur, lorsque vous choisissez un tampon encreur. Pour mettre uniquement le logo de votre entreprise ou un pictogramme, choisissez un tampon au format 10×10. Pour afficher l’ensemble de vos coordonnées sur un tampon encreur pour votre société, privilégiez les formes avec plus d’espace, pouvant atteindre jusqu’à 12 lignes de texte.
Police & caractère du tampon encreur
Pour inscrire le texte sur un tampon encreur, vous avez le choix entre une multitude de polices. C’est un élément particulièrement important, car il s’agit d’une sorte de signature qui représente votre marque ou votre entreprise. Une police adéquate permet d’établir une relation avec vos clients et partenaires, en agissant sur leur émotion.
Il faut veiller à ce que la police et le caractère soient faciles à lire, sans étouffer le message. Le secret pour une bonne police réside dans sa simplicité.
Couleur du tampon encreur
La couleur du tampon encreur doit varier selon l’utilisation que vous désirez en faire. Si vous avez envie d’un cachet standard qui pourra s’utiliser sur l’ensemble de vos communications, vous devez choisir une couleur à la fois neutre et foncée.
La couleur peut également servir à transmettre des messages spécifiques :
- le rouge pour estampiller le courrier urgent ou confidentiel ;
- le vert pour l’approbation d’une correspondance ou un label de qualité ;
- le bleu pour apporter une touche d’exclusivité, etc.
Taille et forme du tampon
Il existe des formats standards, mais vous pourrez aussi personnaliser la taille du tampon encreur en fonction de la police et du nombre de caractères de votre texte.
Vous trouverez sur le marché plusieurs formes : carré, rectangulaire, ovale. Choisissez le tampon encreur qui correspondra le mieux à votre entreprise et au message inscrit.
Que faut-il faire apparaître sur un tampon encreur ?
Sur un tampon, il faut faire figurer des informations spécifiques qui renseignent sur l’entreprise. En voici quelques-unes.
Nom de l’entreprise
Le nom de votre entreprise doit être visible et écrit sans faute d’orthographe. Vous pouvez opter pour une autre police afin de le démarquer du reste du texte. Veillez à ce qu’il figure au centre du tampon encreur ou sur sa circonférence. Idéalement, le nom est suivi du numéro de l’entreprise.
Forme juridique
Chaque entreprise dispose d’un statut juridique particulier. Il lui confère des droits ainsi que des devoirs vis-à-vis de l’État. En effet, vous pouvez créer une entreprise individuelle à responsabilité limitée ou une société. Ce statut juridique doit figurer sur le tampon encreur de l’entreprise, afin de vous faire bénéficier d’une meilleure crédibilité auprès des partenaires.
Contacts de l’entreprise
Le tampon encreur peut être vu comme le sceau ou l’emblème d’une entreprise. Il est important qu’il contienne toutes les informations, dont les contacts. De fait, sur le tampon encreur, il ne faut pas se limiter à donner un seul numéro de téléphone, mais au moins deux. En cas d’indisponibilité de l’un des numéros, il est toujours possible de joindre le second.
Bien sûr, prenez le soin d’inscrire le numéro correct de l’entreprise et vérifiez-le à plusieurs reprises pour éviter les surprises désagréables.
Citation favorite ou devise
Parmi les informations à mettre sur le tampon encreur, vous pouvez ajouter la devise de l’entreprise. Toutefois, pour des questions d’espace, cette devise doit être assez courte. Elle peut être placée en bas du tampon avec une police assez lisible et compréhensible par tous les lecteurs. Il convient de notifier que l’insertion ou non d’un slogan sur un tampon encreur est un choix libre, qui varie donc d’une entreprise à une autre.
Dans quel but ?
Les informations inscrites sur un tampon encreur ont divers objectifs.
Authentifier un document
L’utilisation du tampon encreur n’est pas un luxe pour les entreprises. Le coup de tampon sur un papier permet d’authentifier ce dernier. Il s’agit d’une signature ou d’une marque apposée afin de rendre un document plus formel et plus légal. La délivrance d’un devis ou d’une facture s’accompagne alors généralement d’un coup de tampon, qui fait office d’approbation de l’entreprise.
Autre usage d’un tampon encreur
Outre l’authentification de document, le tampon permet à l’entreprise d’inscrire ses informations importantes sur tous les documents. Lorsque toutes les informations utiles sont inscrites sur le tampon, la notoriété de l’entreprise en est renforcée, et elle peut bénéficier par ailleurs d’une meilleure visibilité. De plus, dans les entreprises, une multitude de documents doivent être traités chaque jour. Grâce au tampon encreur, vous pourrez les signer ou les dater plus rapidement. Il facilite ainsi la gestion administrative tout en ajoutant une touche personnelle à votre entreprise.
Bien que non obligatoire, le tampon encreur est un outil indispensable dans la vie d’une entreprise. Il vous aidera à faire preuve de professionnalisme envers vos partenaires et vos clients, lorsque vous prenez le temps de bien choisir votre tampon et de bien définir le texte à y inscrire.
