Lors de l’organisation d’un évènement professionnel, le contrôle des accès est un point très important. Il constitue non seulement le premier contact avec les participants, mais aussi un moyen d’assurer la rentabilité de son investissement. Il importe donc de choisir les meilleures méthodes. Nous vous proposons à cet effet quelques moyens de contrôle d’accès efficaces pour un évènement professionnel.
Les bracelets de contrôle pour un évènement professionnel
Le choix du contrôle d’accès se fait en général en fonction du type d’évènement à organiser. La particularité avec cet accessoire, c’est qu’il s’adapte avec efficacité à tout type d’évènement. Qu’il s’agisse d’une conférence, d’un salon professionnel ou toute autre manifestation, vous pouvez sécuriser vos recettes avec un bracelet de contrôle.
Ils sont conçus de manière à éviter toute fraude au niveau de l’entrée. Ils sont généralement en papier et sont dotés d’une bande adhésive anti-fraude. Cette dernière facilite non seulement le port, mais elle empêche également toute réutilisation.
Il est à noter que les bracelets de contrôle sont aussi personnalisables et peuvent se retrouver sous plusieurs formes :
- vinyle ;
- fluo ;
- métallisée.
À cet effet, si votre évènement dure plusieurs jours, vous pouvez choisir celui qui vous convient et y imprimer vos logos ainsi que les dates de déroulement. De plus, grâce à la disponibilité de plusieurs coloris, il sera plus facile de distinguer chaque catégorie d’invités.
Contrôle d’accès : les applications pour smartphone
Pour un forum professionnel, vous pouvez opter pour ce moyen qui se révèle hautement efficace. Il consiste à scanner les codes-barres des billets d’entrée afin de vérifier leur validité pour limiter les fraudes. Pour l’utiliser, il suffit de disposer d’une équipe de contrôle et d’une application conçue à cet effet. Ce type de programme est généralement gratuit et est compatible avec tous les systèmes d’exploitation mobiles.
Ce moyen de contrôle d’accès est réservé aux évènements dont le nombre de participants n’est pas trop élevé. Pour qu’il soit efficace, les appareils utilisés à chaque poste de contrôle doivent être synchronisés. Une connexion wifi ou 3G minimum est donc requise.
Les logiciels de contrôle pour l’entrée d’un évènement professionnel
Très pratiques pour scanner les codes-barres sur les tickets d’accès, ils sont utilisables avec les douchettes ou tout autre lecteur de codes. Ils sont faciles à utiliser et très rapides pour le contrôle des accès aux évènements qui rassemblent un nombre élevé de personnes. Si celui-ci doit durer plusieurs jours, vous pouvez utiliser ces appareils pour réactiver des billets, mais aussi pour vérifier leur validité. Ils sont généralement connectés à une base de données qui contient les codes de chaque ticket. Ceux-ci sont alors cochés par le logiciel dès que les billets sont scannés.
Les lecteurs autonomes pour contrôler les accès
Pour les évènements professionnels de grande envergure, cette méthode est la plus adaptée. Il s’agit de terminaux autonomes qui scannent les tickets des participants dès qu’ils s’approchent de l’entrée. Lorsque les billets sont valides, les invités peuvent accéder facilement aux lieux du congrès. Ce système n’a pas nécessairement besoin d’une intervention humaine pour fonctionner.
Chacun de ces moyens présente un grand nombre d’avantages pour les organisateurs, mais ils doivent les choisir en fonction des exigences de leurs évènements.
