Face à une fraude fiscale qui ne cesse de se développer, le gouvernement a décidé d’imposer des normes pour chaque caisse enregistreuse. Votre devoir est de les connaître et de les respecter pour rester en accord avec la législation. La mesure phare est de disposer d’un logiciel de gestion certifié qui va permettre de suivre chaque norme à la lettre. Equipez dès maintenant votre caisse enregistreuse de ce type d’outil va vous permettre d’être en accord avec la réglementation.
La norme NF 525 pour votre caisse enregistreuse
Cette norme doit être présente sur le logiciel de caisse enregistreuse choisi car elle certifie que de bonnes pratiques sont développées. Les garanties qu’elle apporte sont importantes car l’inaltérabilité des données est essentielle. Elle assure une parfaite sécurisation des données et une possibilité d’archivage dans de bonnes conditions. Cette norme est à respecter afin d’être en règle par rapport à la nouvelle législation en vigueur, vous trouverez plus de détails sur cette norme en suivant ce lien. Vous avez jusqu’à 2018 pour vous en équiper !
La certification éditeur
Cette mention ajoutée par les éditeurs de logiciel permet de montrer un total respect de la loi de finances 2016. Certains empêchent par exemple d’effacer une transaction lorsqu’elle a été enregistrée. Vous pouvez rechercher les éditeurs qui ont pris soin de rajouter cette certification car elle va dans le sens d’une nouvelle façon d’utiliser votre caisse enregistreuse.
La conservation des données détaillées
Le logiciel choisi doit permettre de retrouver toutes les données de façon cryptées afin qu’elles puissent être soumises à un contrôle. Cette norme demande de s’équiper avec un logiciel qui permet d’enregistrer toutes vos données dans le format qui a été recommandé par la loi des finances 2016. Stockées sur un support précis, elles peuvent être consultées à tout moment.
Pouvoir présenter des documents détaillés à l’administration fiscale
Chaque caisse enregistreuse doit être en mesure de produire des documents dans le cadre d’un éventuel contrôle de la part des impôts. Le logiciel choisi doit pouvoir répondre à cette exigence avec des documents qui ne peuvent être lus que pas ces experts de l’administration fiscale. Leur absence risque d’engendrer des sanctions puisque ce point fait partie des nouvelles normes.
La conservation de pistes complètes
Cette norme demande que tous les encaissements soient présents sur un enregistrement complet. Le suivi des évènements d’une journée pourra ainsi être consulté. Vous pourrez avoir une gestion plus précise de votre caisse enregistreuse et être prêt pour tout contrôle. Tout retrait de sommes en vue d’une fraude est automatiquement enregistrée. Vérifiez que cette possibilité est offerte sur le modèle que vous avez sélectionné.
Un module de contrôle
Le choix de votre caisse enregistreuse doit se faire en fonction de la présence de ce module qui permet de connaître tous les encaissements, le mode de paiement, les sommes rendues et le total en fin de journée. Ce récapitulatif est important aussi bien pour votre gestion que pour lutter contre la fraude. Vous allez pouvoir vérifier les pratiques de vos employés et présenter une parfaite transparence en cas de contrôle. Recherchez les modèles de caisse enregistreuse qui répondent à cette exigence pour être équipé du bon matériel.
Le travail nécessaire pour obtenir la certification NF 525 est colossale… Tant au niveau développement du logiciel qu’au niveau organisation interne en effet la certification exige un suivi qualité de tous les processus, ce qui, pour le commerçant est un gage de fiabilité et de sécurité de son système d’encaissement.
Merci pour votre précision Grégory
Effectivement il existe tout un tas de logiciels pour faire de l’encaissement mais très peu sont en conformité avec la loi de finance NF 525, il faut donc bien choisir son outil pour respecter tous ces points précisé dans l’article.